GCBA. Sistema de Inscripción a Residencias
Proyecto desarrollado para digitalizar y ordenar el proceso de inscripción a residencias dentro del sistema de salud del GCBA, reemplazando una gestión manual basada en documentación física, planillas Excel y seguimiento administrativo disperso.
Un proceso crítico sostenido por herramientas manuales
La operación dependía de múltiples archivos de Excel, actualizaciones manuales y distribución de tareas entre distintas personas. Esto dificultaba la trazabilidad, generaba duplicación de trabajo y hacía complejo saber en qué estado estaba cada postulación. El sistema debía responder a una necesidad concreta: permitir que los equipos administrativos pudieran trabajar de forma simultánea, ordenada y con visibilidad sobre todo el proceso.
Entender la operación antes de digitalizarla
La investigación se enfocó en entrevistas con las personas responsables de gestionar postulaciones, análisis de documentos existentes y mapeo del flujo administrativo. El objetivo no era pasar a digital un proceso existente de forma literal, sino entender qué partes necesitaban ordenarse, qué decisiones tomaban los usuarios y qué información era crítica en cada etapa.
Diseñar para trazabilidad y trabajo colaborativo
La solución se estructuró alrededor de etapas, estados, dashboards, alertas, asignación de casos y notificaciones automáticas. . Uno de los puntos clave fue diseñar un sistema que permitiera distribuir el trabajo entre usuarios administrativos sin perder control sobre el avance de cada postulación.
Reducir carga operativa y mejorar comunicación
El sistema incorporó la posibilidad de informar a los postulantes sobre el avance de su proceso y sobre documentación pendiente o a corregir, reduciendo la dependencia de correos manuales y seguimientos dispersos. Esto permitió pensar una experiencia más clara tanto para quienes gestionaban internamente como para quienes esperaban información sobre su postulación.
Criterio de diseño
La clave fue no trasladar el proceso manual tal como existía, sino entender su lógica operativa para reorganizarla digitalmente. El diseño debía facilitar el trabajo colaborativo, reducir la dependencia de archivos externos y dar visibilidad al estado de cada postulación dentro de un proceso administrativo sensible para el sistema de salud.